work-from-homw

Текст Руслан Абдулов | 01.10.2013

Эта статья будет полезна как начинающим, так и действующим предпринимателям. А также тем, кто только задумывается об открытии собственного дела. В начале построения бизнеса, да и во время его развития, владелец часто сам заменяет нескольких сотрудников в продажах, рекламе, общении с поставщиками, аналитике и др.

Сэкономить это время может человек, которого сейчас принято называть «удаленным помощником». Это Ваш личный ассистент с 24 часовым доступом к интернету, который будет работать много, просить мало, и, при этом, получать удовольствие от своей работы.

О том, кто такие удаленные помощники, как их искать и как контролировать выполнение ими задач, своим опытом поделился Руслан Абдулов – колумнист HungryShark, руководитель мужского проекта «Спарта».

Кто может работать удаленным помощником?

Чаще всего, либо студентки, живущие в регионах, либо домохозяйки или женщины, сидящие в декретном отпуске. Обязательные требования: умение работать в интернете, аккаунт в социальных сетях (для удобства общения), наличие Скайпа и свободного времени. Кстати, по статистике, чаще всего удаленные помощники — женщины, т.к. их считают более ответственными и исполнительными. Да и трудиться за 5000 рублей в месяц не каждый мужчина решится. Поэтому в этой статье у нас будут именно «удаленные помощницы»

В обычной работе такие люди заменяют роль ассистентов руководителей, выполняя текущие поручения или постоянно повторяющиеся задачи в бизнесе. Отличие только в «удаленности», хотя объем задач у них бывает даже выше, чем у офисных сотрудников.

Где искать помощников?

Насколько быстро вы найдете себе помощницу, будет зависеть от нескольких факторов:

Будете искать сами или обратитесь в специализированные агентства.

Какие задачи и требования предъявляете к помощнице.

Очень важно перед поиском задать себе вопрос: «А насколько сейчас мне нужна удаленная помощница?». Если вы не ответите на этот вопрос сразу и не сможете накидать для неё хотя бы пять задач, то, скорее всего, вам она пока не нужна.

Найти помощницу можно несколькими способами. Я бы рекомендовал использовать все:

1. Социальные сети (Вконтакте, Фейсбук, Твиттер)

Через социальные сети вы можете найти человека по рекомендации и, соответственно, доверие к нему будет выше, чем к незнакомому человеку. Да, и ответственность перед тем человеком, который её рекомендовал, у помощницы будет больше..

2. Специализированные сервисы

Самый популярный сервис личных помощников — work-zilla.com. Разместите там задание с названием «Удаленная помощница» и опишите подробно задачи и условия оплаты.

Рекомендую связаться с предыдущим работодателем (если он был) и узнать отзывы на работу помощницы.

3. Техника «Посоветоваться»

Посоветуйтесь с теми людьми, кто уже работал с удаленными помощницами. Но таких людей можно найти не всегда. Хотя, ко мне часто обращаются и те, кому нужна работа, и те, кто её ищет. Я с радостью знакомлю людей друг с другом.

4. Студенческие сообщества Вконтакте

Во многих региональных ВУЗах есть специальные люди, которые занимаются временным и постоянным трудоустройством студентов. Через администраторов этих групп вы можете найти студентов, желающих подработать. Так, например, работают специализированные агентства.

5. Агентства по подбору удаленных сотрудников

Такие агентства вы можете найти в Интернете или в социальных сетях по запросу «помощники», «удаленные сотрудники». За умеренную плату (5000 -7000 руб.) вам не только подберут сотрудницу, но обучат её и дадут гарантию на 2-3 недели, если вы, вдруг, не сработаетесь.

Jobs-Working-From-Home

Какие задачи может выполнять помощница?

Я бы разделил все задачи помощницы на 2 категории:

Текущие — это непостоянные и непривязанные ко времени задачи. Они освободят ваше время и будут решены без вашего личного участия.

Постоянные — это регулярные задачи, которые выполняются по заранее написанной инструкции или чек-листу и не требуют профессиональных навыков.

Примеры постоянных задач:

1. Ведение групп в социальных сетях

Когда я был управляющим партнером в сети хостелов, то наша помощница занималась ведением сразу нескольких групп Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках, используя один и тот же контент. Для этого, я написал подробную инструкцию, где указал:

  • время размещения постов.
  • тематику постов (юмор, полезности, информация о хостеле).
  • как поддерживать активность, где искать контент (фото, видео, аудио) и др.

После обсуждения этой инструкции она создала отдельную группу и тренировалась на ней (я смотрел и комментировал), а потом, стала размещать посты в основной группе.

2. Поиск информации в Интернете

Например, это может быть ежедневный мониторинг упоминаний вашей компании в Интернете, подборка материалов по заданной теме, контакты и адреса потенциальных партнеров или клиентов. Её можно просить найти информацию, не связанную с работой: подборка экскурсий или событий на выходных, стоимость билетов, расписание кино или спектаклей.

3. Аналитика.

Помощница может выполнять аналитические функции в Вашей компании или собирать информацию для аналитики. Именно собирать, а не анализировать, т.к. для этого нужны специальные знания.

Вы можете составить специальную таблицу для заполнения и написать формулы для подсчета, например, стоимости рекламных каналов или даже ROI (коэффициент, который отражает насколько отбиваются вложения в рекламу). Также, можно анализировать воронки продаж, конверсии, метрику сайта или даже вести еженедельную аналитику конкурентов (их новинки, новые услуги и др.).

Помощница может выступать тайным покупателем, как в вашей компании, так и у конкурентов, оценивая сильные и слабые места по сервису (например, как принимает звонок или как отвечает на вопросы менеджер).

4. Наполнение разделов сайта

Это может быть ведение разделов «Новости» или «Блог» на сайте, написание или поиск тематических статей для SEO. А может быть, координация работы копирайтера, дизайнера и программиста, выступая в роли полноценного контент-менеджера в компании.

Как мотивировать?

1. Деньгами

Как бы это грустно не звучало, для некоторых людей в регионах 5000 рублей — это половина месячной зарплаты. Для них это — деньги. При том, что у них свободный график и не физическая работа вне дома. Если за своевременное выполнение всех задач, Вы еще предложите премию 1000-2000 рублей, тогда у помощницы появится дополнительный стимул трудиться быстро и качественно.

2. Не деньгами

Расскажите помощнице, какой опыт работы она получит с Вами, какие навыки приобретет, и как они, в дальнейшем, могут быть ей полезны. Чаще говорите ей «спасибо» и «пожалуйста», относитесь к ней строго, но справедливо, хвалите, а за хорошую работу можно предложить скидку на свой товар/услугу или сделать подарок по итогам месяца.

Как правильно ставить и контролировать задачи?

1. Все задачи ставить в письменной форме. По моему опыту, устные задачи забываются или теряются. Можно завести Мегаплан или использовать другие сервисы постановки задач. Таким образом, Ваши задачи не будут теряться и, напротив, каждой будет стоять дедлайн, а Вы можете писать комментарии и дополнения к ним.

2. Утренние пятиминутки. Рекомендую проводить обязательно первые 2 недели работы. Порой, важно не только написать, но и обговорить все задачи, чтобы вы правильно друг друга понимали.

3. Дедлайн. По каждой задаче важно ставить промежуточные и окончательные сроки и просить помощницу самой напоминать, когда они подошли.

4. Планируйте. Прошедшую и предстоящую неделю. Посмотрите, какие задачи не выполнили и почему. Часто в первое время идет «притирка» друг к другу, поэтому если вас что-то не устраивает в помощнице (медлительность, ошибки) – важно сразу проговорить это.

5. Важность. Когда ставите задачу, важно объяснить не только, как ее нужно решить, но и почему она важна для Вас и что зависит от её ответственного решения. Это относится в первую очередь к крупным задачам.

Все цели важно наметить и объяснить ПОНЯТНО. Как детям или пожилым людям. И обязательно уточнить, все ли она поняла, и есть ли у нее вопросы? Объясните ей, что лучше два раза переспросить, чем понадеяться на свои силы и выполнить задачу неправильно.

Потренируйтесь на «кошках». Попробуйте поставить несколько задач своей маме или ребенку, спросите, все ли им понятно, а если нет, то почему? Когда у вас получится ставить задачи четко, с измеримым результатом, тогда можно начинать работать с помощницей.

mstreehouse

Как установить рабочее время помощницы?

Рекомендую сразу оговорить время работы в день (4-5 часов) и договориться, как вы будете общаться (по телефону, в Скайпе или соцсетях). Скажите, какие у вас есть жесткие задачи — размещение постов в группе Вконтакте, заполнение аналитики в определенное время, а какие гибкие, те, которые можно выполнять в течение всего дня.

Если задача важная, и время на ее выполнение больше 4-х часов, Вы можете, либо доплатить, либо на следующий день дать ей меньше задач.

Сколько платить помощнице?

Стандартные расценки на рынке подобных услуг – 5000-7000 рублей за месяц. Получается 230 рублей в день (5000 руб./22 рабочих дня). Агентства забирают себе 100% оплаты помощницы за один месяц.

Есть два варианта оплаты: месячный и подённый.

Если у вас мало задач — договоритесь об оплате за каждый день, если есть постоянные задачи – платите ежемесячно.

Месячный платеж лучше разбивать на две части или платить каждую неделю, но, ни в коем случае, не вносите сразу оплату за весь месяц. Иначе ваша помощница может просто пропасть. А чтобы этого не случилось, попросите её прислать вам скан паспорта и контакты людей, которые её могут рекомендовать. Это особенно важно. Если она работает с паролями, доступами, документами.

Также, рекомендую сделать тестовое задание или объявить испытательный срок на 1-2 дня. Дайте несколько задач, которые она будет выполнять, и посмотрите срок и качество работы. Пообщайтесь о том, почему ей интересна эта работа, и почему она готова работать за эту сумму? Вы сразу поймете мотивацию их работы.

Итого:

1. Работа с помощницей позволит Вам сэкономить свое время и деньги, т.к. не придется нанимать отдельного сотрудника в офис.

2. Удаленная помощница – это возможность получить первый опыт работы с сотрудниками и полигон для ваших тренировок как будущего руководителя.

3. В работе с помощницей Вы увидите свои сильные и слабые стороны, как в бизнесе, так и в личной сфере (такие качества как терпение, требовательность и др.)

Я еще не встречал ни одного человека, который сказал бы, что жалеет о работе с удаленной помощницей. Так что дерзайте и достигайте больших результатов вместе!